たかが5分、されど5分 │ アークコミュニケーションズ翻訳会社の社長ブログ

今日は、「制限時間」のお話です。

例えばプレゼンテーション。よく、話す内容を優先して制限時間を超えてしまう発表を見ます。しかし、決められた制限時間を守ることは、単に会議の進行上の問題だけではなく、さまざまな決まりごとを守りながら進めていくビジネスの基本中の基本といえます。

今回は、わたしなりの制限時間の守り方などについてもご紹介します。

ちなみに、制限時間は英語で「time limit」。日常でもよく使う言葉です。制限時間を定めて（「set a time limit」）、制限時間を守る（「keep to the time limit」）ことが大切。制限時間を超える（「exceed the time limit」）ことがないように、時間感覚を養うことはビジネスにとって重要ですね。この「time limit」は、なすべきことの「期間」を表しています。「テスト時間は2時間です」と言う場合の「2時間」が「time limit」に相当します。

そうではなく、「期限」「締切り」というニュアンスを出したい場合は、「due date」や「deadline」の方がより一般的。こちらは「time limit」と違い、「期間」ではなく「終わる時間」のことを意味します。「due date」は「提出期日、支払い期日」の「期日」に相当しますが、「出産予定日」の「予定日」のような使い方もされます。「due date」を超えると、提出すべきもの（書類や支払いなど）が「overdue」になります。

一方の「deadline」は単語の中に「dead」という言葉が入っているので、意味合いも「due date」に比べて強くなります。「期日」「予定日」と言うよりも、「締切り」のような切羽詰ったイメージ。この語源は、アメリカの南北戦争時代にあります。1860年代に刑務所の周りに書いてあった線（「line」）で、「囚人や捕虜がこの線を超えると殺される」という恐ろしい線のことです。まさに生死を分ける線。本来、そのくらいの覚悟で迎える期限のことを表す言葉と言っていいでしょう。

アークコミュニケーションズでは、毎月初めの全体会議で事業部（翻訳事業部・WEB事業部・派遣事業部・管理部）がそれぞれの近況について発表します。どの事業部の発表も、自慢話あり、笑い話あり、個人的な話ありと、聞いている仲間が楽しめるように工夫されているのが、手前みそながら、素晴らしい。

そう、とても面白いのですが、発表制限時間の5分を超えることがちらほらあります。「コンテンツが面白いのだから制限時間を超えてもいいや」と思ったこともあったのですが、やはり決まった枠の中に収めることは大事。披露宴のスピーチでも、どんなに素晴らしくたって、世間一般が期待する長さというものがあります。

事業部ごとの発表は、話し手のプレゼンテーション練習の場も兼ねているので、時間をコントロールするテクニックを学ぶことも練習の一要素です。わたしも、毎週開催している全体会議でスタッフにお話をするのですが、必ず4～5分で終わるようにしています。

どうやってそれを実現しているかというと、実は簡単。

わたしのスピーチ速度は1分で300文字くらいなので、毎回、1,200字程度の原稿を用意すればよいのです。

パワーポイントを使ったプレゼンテーションの場合は、話す原稿を用意しません。しかし、1スライドで1～2分話すことを前提にスライドの枚数を決めています。現実は30秒で終わるスライドもあれば、2分以上かかるスライドもありますが、5分の発表なら最大でも5枚と決めています。できれば2～3枚が良い。

このように、自分にとっての5分がどういうものかという尺度や感性を普段から養っています。

話す側にとって、5分はとても短い時間です。

今でも5分で発表が終わらない人が多いのですから、もしかしたらスタッフは、「たった5分じゃ伝えたいことを伝えきれない」と思っているのかもしれません。でも、聞く側にとっての5分は、話し手の言葉が理解できたとしても、記憶するには長すぎるのです。

そもそも、わたしのスピーチの内容を毎回、スタッフの皆が何の支障もなく理解しているなんてことはありません。「覚えていないだろうなぁ」と思っているので、特に覚えていてほしいことは、必ずスピーチの終わりに復唱しています。全社員メーリングリストにも流しています。それでも覚えていないだろうと思い、重要なことは何度もとりあげて繰り返して話しています。そんなものです。

わたしは話したいことがたくさんある人間なので、いつも話し過ぎてしまいます。ですから、推敲の時は必ず、「段落ごと削れないか」「せめて1文まるまる削れないか」と考えます。つまり、準備で大事なことは、いかに枝葉をそぎ落とし、メッセージを際立たせるかです。絞ることで、本当に伝えたいメッセージがむしろはっきりすることも多いものです。

タイムキーピングをしてもらって、話しながら、どのくらい話しているのか時間を意識することも大事です。

復唱しましょうか(笑)。

・事業部発表の時間を必ず5分で終わるようにすること
・そのためには時間感覚を持ち、発表の長さを事前に調整すること
・枝葉を削ることで、自分の伝えたいメッセージを浮き上がらせること

全体会議で話す際に、原稿を用意していなかった時代もあるので、そのころは5分を超えていたこともあったのでしょうね。しかし今は、社内のメーリングリストに流すことを前提に必ず書き起こしています。そのため、以前より話す準備に時間がかかっていますが、必ず時間内に収まり、そして何よりも記録に残るので、全体会議に出席できなかった人もわたしの話をあとで読むことができます。そして、その原稿はわたしのブログのネタになったりするわけです。

翻訳サービスについてのお問い合わせはこちら

• 翻訳サービス
• 品質に対する理念