就業規則の翻訳のポイントを翻訳会社が解説

労働基準法により、就業規則は常時10人以上の労働者を雇用している場合に作成しなければなりません。これは外国人を雇用している場合も同様です。
始業時間や終業時間、休日、賃金、退職について必ず記載しなければならないほか、退職手当や臨時の賃金、安全や衛生についての定めを設ける場合には、それらについても記載する必要があります。

さらに、就業規則には周知義務も定められているため、外国人労働者にも就業規則を正しく理解してもらう必要があります。そのためには就業規則を適切に翻訳して提示することが重要です。

就業規則を翻訳する際に大事なことは、外国人労働者が理解できるようにすることです。
就業規則は法律文書なので、日本語でもわかりにくい部分があるかもしれません。その場合でも、法律的な意味が変わらない範囲で、できるだけ外国人でも理解しやすい表現を選ぶことが翻訳のポイントになります。

また、中国人労働者であれば中国語、ベトナム人労働者であればベトナム語といったように、言語は外国人労働者の母国語に翻訳するのが理想です。
さまざまな事情で多言語翻訳が難しい場合には、英語などの多くの外国人が理解しやすいものに翻訳した上で、疑問や質問に応えられるよう準備をしておく必要があります。

また、外国人という理由で賃金や昇給などで差別的な待遇をすることや、外国人だけに適用される就業規則を作ることは、労働基準法で禁止されています。一方で外国人労働者の場合、在留資格や在留期間によっては、日本人労働者向けの就業規則が当てはまらない場合が出てきます。その場合は、外国人にのみ適用される就業規則を作るのではなく、職種や雇用形態の種類による就業規則を作って翻訳するなどの工夫が必要です。
それでも対応しきれない場合は、就業規則には「個別の労働契約書による」と記載しておき、労働契約書の方でその内容を明確にするという形にしておきましょう。

翻訳した就業規則は外国人労働者の雇用時にも、必ず内容を説明することで周知徹底し、また労働契約の内容もお互いに確認するようにしましょう。就業規則の周知を徹底することで、遅刻や無断欠勤、残業などでのトラブル発生を抑制することにもつながります。

雇用時などに個別に伝える以外にも、わかりやすいところに掲示したり、デジタルデータにしてイントラネットで共有したりすることも、周知徹底のためには有効です。

また、就業規則や労働契約については、いつでも質問に答えられる雰囲気作りも大切です。特に外国人労働者は日本での労働に慣れていないこともありますから、不安を解消するためにも、丁寧な説明と質問対応が重要です。

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• 電機メーカー：「コンプライアンス研修（テスト、アンケート）」日英翻訳
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• 光学機器メーカー：「社内向け教育資料」多言語翻訳（日本語→英語・中国語・ベトナム語など6言語）
• 私立大学：「教職員就業規則・給与規程・関連する規則規程類」日英翻訳
• 電機メーカー：「就業規則・規程」日英翻訳
• 国内食品メーカー：「雇用契約書・定款」中日翻訳
• 国内医療機器メーカー：「雇用契約書」伊英翻訳
• 飲食業：「雇用契約書」多言語翻訳（日本語→英語・中国語（簡体字）・ベトナム語・ミャンマー語）
• 電気・通信メーカー：「春闘関連メッセージ」日英翻訳
• コンサルティング会社：「確定給付企業年金保険関連書類」日英翻訳
• 学校法人：「SNS投稿ガイドライン」日英翻訳
• 製薬会社：「危機管理方針・事業継続計画書」日英翻訳
• 福利厚生サービス会社：「被扶養者認定関連書類」日英翻訳、DTP
• 管理業務サービス会社：「感染症行動ガイドライン・防災関連マニュアル」日英翻訳、DTP
• 調味料メーカー：「秘密保持契約書」英日翻訳

※一部の言語につきましては英語への翻訳を介しての作業となります。

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