イントラサイト改善のヒント-部門乱立カオスイントラからの脱却

働き方の多様化が進み、同じ会社の社員であっても働く場所や時間が違うということはめずらしくありません。リモートワークの浸透によりその状況はさらに加速されました。
しかし、そのように社員同士が直接会う機会が減れば減るほど、情報共有の重要度は高まります。コミュニケーションが不足すれば社員の会社へのコミットメントは低下の一途をたどり、部署・部門を超えた「横のつながり」も希薄になります。いざ全社あげての取り組みというときに、社員の足並みが揃わなければ致命傷です。

こうした問題の解決の鍵となるのが「イントラサイト」です。業務で使うツールや社内ルールなどを集約するほか、企業や部門から社員へのメッセージ、重要ニュースをつたえるなどの役割を持った社内専用のウェブサイトです。

イントラサイトの運営は、社内専用のため通常のウェブサイトと異なりあまり表に出ることがありませんが、イントラサイトについてアークにしばしば寄せられる、勝手イントラサイトの乱立についての解決策を例にお話ししようと思います。

非常に多くの企業様で見られるのが、各部門や海外拠点が自主的に自部門専用のイントラサイトを構築しているケースです。各部はそれぞれ部門の使い勝手に特化したサイトを構築するのでそれなりに成果を上げるのですが、これには大きな問題があります。部門メンバーが自部門サイトだけを閲覧することで、全社の公式イントラサイトが埋もれてしまい、経営者からのメッセージなどが周知されず、企業全体の求心力の低下を招いてしまうのです。また、それぞれが独自に開発するため設計・開発コストも肥大化します。

こういった場合、全社共通のイントラサイトに部門サイトを統合するのですが、まずは導線づくりが重要です。単純に全社共通情報から入ってそこから部門情報をたどれるような導線を作っても問題は解決しません。重要な現場情報があとまわしになることで、逆に社員のイントラサイト離れにつながる恐れがあります。各部署が自由に情報受発信できる環境を優先しつつも、全社向けの情報きちんと伝わるようにイントラサイト全体の設計を行うことが必要です。例えば、社員がログインするとまず各部門情報がトップで表示されつつ、さらに全社共通の最新ニュースも併記されるような構造を設計します。頭ごなしに全社情報を見せるのではなく、身近な部門情報とセットで掲載することでスムーズに社員に情報が伝わります。

これを全社に導入するわけですが、企業規模が大きければ大きいほど一度に全社リニューアルするのはコスト的にも社内リソース的にも頭が痛いところがあります。そんな時は、まず、全社向けイントラサイトとどこか代表的な一部門のサイトをリニューアルします。

そこからは、その部門イントラサイトをテンプレートにして順番に共通化を進めるというやり方がおすすめです。ある程度時間はかかりますが、社内広報部門の負荷も平準化されスムーズに新システムに移行することができます。また、この方式ですと個別部門特有の要望をある程度柔軟に取り入れたり少しずつ全体をバージョンアップしていくこともできます。

こういった、イントラサイトにはコーポレートサイトなどに使われているMovableTypeやWordpressなどのCMSを使います。イントラサイトといえばファイル共有・情報共有に優れたCMSとしてSharepointが有名ですが、柔軟性が高い分、表現力や全体を統制するガバナンス力は弱く、全体のテンプレートにはあまり向きません。ベースはMovableTypeなどのCMSでがっちり構築して、部門内独自で使いたい機能などに枝葉としてSharepointを使うことをお勧めしています。

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